ทักษะการจัดการเวลา (Time Management) ถือเป็นอีกหนึ่งใน Soft Skills ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ทั้งส่วนตัวและร่วมกับผู้อื่น เป็นทักษะที่พวกเราส่วนใหญ่สามารถใช้เพื่อช่วยในการปรับปรุงและพัฒนา จัดการเวลาให้กับตนเองอย่างง่ายๆ มาเริ่มต้นจากการ Self-Awareness ตัวเองดูว่ามีสัญญาณเหล่านี้เกิดขึิ้นกับคุณแล้วหรือไม่ ถ้ามีต้องคุณคงต้องเริ่มใส่ใจที่จะศึกษาหลักการจัดการเวลา Upgrade Skill : Time Management ของคุณแล้วล่ะ
★ 8 สัญญาณที่บ่งบอกว่าคุณจำเป็นต้องพัฒนา ความสามารถและนิสัยในการจัดการเวลาของคุณ
- ความฝันของคุณ ในระยะยาวดูเหมือนจะทำได้ยาก
- มักจะทำงานได้ไม่ตรงตามกำหนด
- ขาดสมาธิและ ขาดความพยายามที่จะทำให้สำเร็จ
- มีงานที่ล้นหลาม
- พิจารณาแล้ว ว่าคุณไม่สามารถทำงานทุกอย่างได้ทั้งหมด
- ใช้เวลาทำงานเกินกว่าที่จำเป็น
- มักจะเครียดอยู่เสมอ
- คุณรู้สึกว่ากำลังพยายามอย่างหนักแต่ไปไม่ถึงไหน
★ 3 กลยุทธ์การบริหารเวลา พัฒนาความสามารถด้านบริหารเวลา
1. ตั้งเป้าหมาย (Set objectives)
คุณมักจะหลุดออกจากเป้าหมาย เมื่อเวลาค่อยๆผ่านไป อาจเกิดขึ้นจากในทุกๆวันของคุณ ได้เจองานแทรกหรือปัญหาที่เข้ามาระหว่างวัน จึงต้องจัดลำดับและให้ความสำคัญกับประเด็นที่เร่งด่วนที่สุดมาก่อนเสมอ
ดังนั้น คุณควรทบทวนเป้าหมายของคุณอยู่เสมอ หรือใช้วิธีการตั้งเป้าหมายด้วยหลักการ SMART จะช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ ทำได้จริง/เกี่ยวข้อง และอิงตามเวลา
การตั้งเป้าหมายที่ยากจนเกินไป จะทำให้คุณล้า และเกิดการท้อใจระหว่างทาง
2. วางแผน (Plan your time)
การใช้เวลาอย่างมีจุดมุ่งหมายหมาย และเราควรเป็นคนควบคุมเวลาของเราด้วยตนเอง อย่าให้ใครมาควบคุม ทำให้การจัดการเวลาจนเป็นนิสัย อาจช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ในระยะยาว ควรลดความวอกแวก และหันกลับมา Focus เป้าหมาย เช่น ปฏิเสธการเข้าประชุมในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ หรือ วางแผนการใช้เวลาของคุณอย่างชัดเจน ว่าวันนี้จะต้องทำอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำ พยายามให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดไว้
เมื่อวางแผนเวลาของเราแล้ว ให้คำนึงว่ากำหนดการของเรานั้น จะแตกต่างจากผู้อื่น จะช่วยคุณได้ เช่น คุณจะสามารถแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณล่วงหน้าได้ เมื่อคุณไม่ต้องการถูกรบกวนในช่วงเวลาใด หรือ มีแผนที่จะไปทำธุุระส่วนตัว การทราบแผนล่วงหน้า จะช่วยลดโอกาสเกิดความขัดแย้งกับผู้ร่วมงานได้
3. แบ่งเวลา (Plan time chunks)
การแบ่งเวลา เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดลำดับความสำคัญ ของเป้าหมายระยะยาวที่ไม่เร่งด่วน ซึ่งต้องใช้ความใส่ใจและเวลาจำนวนมาก
- พักเป้าหมายใหญ่ไว้ก่อน เมื่อมีเหตุการณ์ที่เร่งด่วนมากกว่า มากระตุ้นให้คุณต้องทำก่อน
- แบ่งเวลา เพื่อเน้นทำงานที่มั่นใจได้ว่าส่งผลถึงความก้าวหน้า
- จำกัดเวลาในการทำงาน จะช่วยลดความเมื่อยล้าจากงานอีกด้วย
กำหนดการประชุมจากส่วนกลาง จะช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนจัดการเวลาของพนักงานได้
Reference
