เคลียร์โต๊ะทำงาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทำงานได้จริง

            รู้หรือไม่ครับว่า สิ่งของต่างๆ มากมายที่วางอยู่อย่างไม่เป็นระเบียบบนโต๊ะทำงานของเรานั้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราลดลงได้ โดยเจ้าสิ่งของที่ไม่สำคัญต่องานเหล่านี้ จะทำหน้าที่ในการแย่งชิงพื้นที่ทางสมองของเรา เบี่ยงเบนความสนใจจากงานของเราไป และ ทำให้เกิดความยุ่งยากในการหยิบจับอุปกรณ์ทำงานอีกด้วย ทั้งยังส่งผลต่ออารมณ์เชิงลบของเรา ให้รู้สึกเครียด ไม่สบายใจจากสภาพแวดล้อมการทำงานที่รกและยุ่งเหยิง 

★ควรแบ่งเวลาเพื่อจัดการความยุ่งเหยิงบนโต๊ะทำงานของคุณ

1. แยกสิ่งที่ไม่สำคัญ หรือ ยังไม่มีความจำเป็นกับงานด่วน ที่ต้องทำให้เสร็จ ออกจากสายตาของคุณก่อน เพื่อเป็นการ Focus และทุ่มเวลาในการสนใจเฉพาะสิ่งที่ต้องทำอย่างไม่วอกแวก
2. หมั่นทำความสะอาดโต๊ะทำงานให้ดูน่าใช้งานอย่างสม่ำเสมอ คำนึงถึงการหยิบใช้อุปกรณ์ได้อย่างสะดวก ช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาสิ่งของ
3. ลองเปลี่ยนไปใช้ปฏิทินใน App บนมือถือ หรือ ในเครื่อง Computor ของดูสิ บางทีคุณอาจได้พื้นที่ที่กว้างขึ้นสำหรับการวางเอกสารสำคัญ เร่งด่วนของคุณเพิ่มขึ้น แนะนำให้ Sync ข้อมูลด้วย Email ที่ต่างอุปกรณ์ไว้ เผื่อว่าอุปกรณ์ของคุณจะเสียหาย ทำให้ข้อมูลสูญหายไปด้วย
4. เลือกเวลาตอนเย็นหลังเลิกงาน จะเป็นเวลาที่น่าจะดีที่สุด เพราะเวลานั้นคงไม่มีใครบังคับให้คุณทำอะไรเกี่ยวกับงานอีกแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องรีบ ทำไปได้เรื่อยๆตามที่คุณวางแผนไว้เลย 

            การบริหารเวลาส่วนหนึ่งมาเพื่อให้ความสำคัญกับโต๊ะทำงานของคุณนั้น ทำให้คุณได้มีพื้นที่การทำงานที่สะอาด และ มีมุมผ่อนคลายด้วยของสวยงาม ที่ถูกจัดวางอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยจะช่วยเพิ่มความสบาย และรู้สึกมีความสุขต่องาน ส่งผลต่อแรงบันดาลใจใหม่ๆ อย่างแน่นอนครับ

Read More

จัดการเวลานอนอย่างไร เพิ่มประสิทธิภาพให้งาน

★ การนอนให้เพียงพอ สำคัญขนาดไหน

        รู้หรือไม่ครับว่า การพักผ่อนด้วยการนอนหลับที่ไม่เพียงพอนั้นส่งกระทบต่อร่างกายและจิตใจ คุณอาจรู้สึกอ่อนเพลีย เวียนศีรษะ ขาดสมาธิ ลุกลามไปจนถึงภาวะในการควมคุมอารมณ์ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานได้ ในขณะเดียวกันนั้น อาการง่วงระหว่างวัน อาจเป็นสาเหตุสู่การเกิดอุบัติเหตุบนท้องถนนได้อีกด้วย 

        อ้างอิงบทความจาก คณะแพทย์ศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ รายงานว่าหากคุณนอนหลับไม่เพียงพอ ในระยะยาวสุขภาพของคุณ เสี่ยงต่อการเป็นโรคหัวใจ โรคเบาหวาน โรคหลอดเลือดสมองและโรคอ้วน

        ผลกระทบด้านงาน ในระดับผู้ป่วยจากการพักผ่อนที่ไม่เพียงพอนั้น จะทำให้คุณไม่มีสมาธิในการทำงาน ความจำที่เปลี่ยนแปลง กระบวนการคิดและการตัดสินใจในการทำงานลดลง โดยเฉพาะงานที่ส่งผลโดยตรงต่อการนอนที่ไม่เป็นเวลา ควรใส่ใจเรื่องการจัดสรรเวลานอนให้มีคุณภาพมากขึ้น

        ทักษะการจัดการเวลา (Time Management) บางคนอาจจะมองว่าเป็นการจัดสรรเวลา จัดลำดับความสำคัญเฉพาะเนื้องานเพียงอย่างเดียว โดยไม่คำนึงถึงความสำคัญในเรื่องเวลาพักผ่อนในแต่ละวันว่าเพียงพอหรือไม่ ซึ่งทำให้การพักผ่อนนั้นไม่ได้อยู่ในแผนชีวิตของใครบางคน

        สำหรับบทความนี้ SoftSkills365 อยากนำเสนอมุมมองของการใช้ทักษะ Time Management เพื่อจัดการเวลาอันมีค่าในชีวิตของทุกคน เพราะเราทุกคนต่างได้เวลาเท่าๆกันในทุกๆวัน แต่เรามักจะไม่วางแผนว่าจะใช้เวลาไปกับอะไร และอะไรกันแน่ที่เป็นสิ่งสำคัญที่เราควรแบ่งเวลาอย่างเหมาะสม  ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อเราเอง

💥 Hilight : วันที่ 18 มีนาคม ของทุกๆ คือวันนอนหลับโลก (The World Association of Sleep Medicine)

★ อะไรที่ทำให้นอนไม่หลับ

• สภาพแวดล้อม เสียงรบกวน และ แสงสว่าง จะทำให้ยากต่อการนอนหลับ
• อารมณ์เชิงลบ ความเครียด ความวิตกกังวล 
• การรับประทานอาหาร ที่มากเกินไป หรือ อาหารที่มีคาเฟอีน ก่อนเข้านอน
• ลักษณะของงานที่ส่งผลต่อการนอนที่ไม่เป็นเวลา เช่น การเข้าเวรกะดึก 
• การตื่นตัวหลังจากการออกกำลังกายก่อนนอน 

 💥 Hilight : Slogan วันนอนหลับโลกปี 2022 คือ Quality Sleep, Sound Mind, Happy World.

★ นอนแค่ไหนถึงมีคุณภาพ

• สำหรับเด็กแรกเกิดต้องการนอนมากกว่า 10-16 ชั่วโมง
• เด็กวัยเรียน 8-10 ชั่วโมง 
• วัยทำงาน 7-8 ชั่วโมง
• วัยสูงอายุ อย่างน้อย 7 ชั่วโมง

★ ปรับพฤติกรรมการอย่างไร เพิ่มคุณภาพให้การนอน

• ทุกวัน แนะนำให้ เข้านอน และ ตื่นนอนให้เป็นเวลา จนเป็นนิสัย
• ไม่เกิน 30 นาที สำหรับการงีบหลับระหว่างวัน และไม่ควรเกิดขึ้นหลังบ่ายสามโมง
• 4 ชั่วโมง ก่อนเข้านอน ให้หลีกเลี่ยงการรับประทานอาหารหนัก และ อาหารที่ผสมคาเฟอีน
• 2 ชั่วโมงก่อนเข้านอน ให้หลีกเลี่ยงการออกกำลังกาย
• 1 ชั่วโมงก่อนนอน ควรเป็นกิจกรรมที่ผ่อนคลาย เช่น การอ่านหนังสือ ฟังเพลงสบายๆ ไม่ตื่นเต้น

★ นอนอย่างมีคุณภาพ ช่วยเรื่องงานได้อย่างไร

• ด้านอารมณ์ (Emotional) การพักผ่อนอย่างเพียงพอ ทำให้คุณมีสภาพจิตใจ และอารมณ์ดีขึ้น มีส่วนช่วยในการควบคุมอารมณ์ในที่ทำงาน มีสติ ลดภาวะการกระทบกระทั่งกับเพื่อนร่วมงานได้ จะเป็นผลดีในแง่ของความสัมพันธ์ภายในองค์กร
• ประสิทธิภาพ (Performance) แพทย์ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่า ในผู้ใหญ่ขณะที่นอนหลับ ร่างกายจะผลิต Growth Hormone จะช่วยรักษาซ่อมแซมเซลล์สมอง เพื่อรักษาความจำ ส่งเสริมการรับรู้ และ ความจำที่ดีขึ้น และคงจะดีไม่น้อย ถ้าคุณเป็นหัวหน้าที่จำชื่อลูกน้องได้ทุกคน หรือ เป็นพนักงานที่รับคำสั่งจากเจ้านายได้อย่างไม่ตกหล่น
• สุขภาพ (Health) แน่นอนว่าเมื่อสุขภาพดี ไร้โรค คุณจะพร้อมรับมือกับการทำงานที่ดีขึ้น คงไม่โอเคซักเท่าไหร่หากเรามาทำงาน 3 วัน ลาป่วย 2 วัน จากสาเหตุการพักผ่อนที่ไม่เพียงพอ  

Reference

www.med.cmu.ac.th

www.bangkokbiznews.com

www.hfocus.org

www.rajavithi.go.th

Read More

Check สัญญาณบ่งบอกว่าคุณต้องพัฒนาทักษะการจัดการเวลา (Time Management) แล้วล่ะ

        ทักษะการจัดการเวลา (Time Management) ถือเป็นอีกหนึ่งใน Soft Skills ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ทั้งส่วนตัวและร่วมกับผู้อื่น เป็นทักษะที่พวกเราส่วนใหญ่สามารถใช้เพื่อช่วยในการปรับปรุงและพัฒนา จัดการเวลาให้กับตนเองอย่างง่ายๆ มาเริ่มต้นจากการ Self-Awareness ตัวเองดูว่ามีสัญญาณเหล่านี้เกิดขึิ้นกับคุณแล้วหรือไม่ ถ้ามีต้องคุณคงต้องเริ่มใส่ใจที่จะศึกษาหลักการจัดการเวลา Upgrade Skill :  Time Management  ของคุณแล้วล่ะ

★ 8 สัญญาณที่บ่งบอกว่าคุณจำเป็นต้องพัฒนา ความสามารถและนิสัยในการจัดการเวลาของคุณ 

1. ความฝันของคุณ ในระยะยาวดูเหมือนจะทำได้ยาก
2. มักจะทำงานได้ไม่ตรงตามกำหนด
3. ขาดสมาธิและ ขาดความพยายามที่จะทำให้สำเร็จ
4. มีงานที่ล้นหลาม
5. พิจารณาแล้ว ว่าคุณไม่สามารถทำงานทุกอย่างได้ทั้งหมด
6. ใช้เวลาทำงานเกินกว่าที่จำเป็น
7. มักจะเครียดอยู่เสมอ
8. คุณรู้สึกว่ากำลังพยายามอย่างหนักแต่ไปไม่ถึงไหน

★ 3 กลยุทธ์การบริหารเวลา พัฒนาความสามารถด้านบริหารเวลา 

1. ตั้งเป้าหมาย (Set objectives)

        คุณมักจะหลุดออกจากเป้าหมาย เมื่อเวลาค่อยๆผ่านไป อาจเกิดขึ้นจากในทุกๆวันของคุณ ได้เจองานแทรกหรือปัญหาที่เข้ามาระหว่างวัน จึงต้องจัดลำดับและให้ความสำคัญกับประเด็นที่เร่งด่วนที่สุดมาก่อนเสมอ

        ดังนั้น คุณควรทบทวนเป้าหมายของคุณอยู่เสมอ หรือใช้วิธีการตั้งเป้าหมายด้วยหลักการ SMART จะช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ ทำได้จริง/เกี่ยวข้อง และอิงตามเวลา 

        การตั้งเป้าหมายที่ยากจนเกินไป จะทำให้คุณล้า และเกิดการท้อใจระหว่างทาง

2. วางแผน (Plan your time)

        การใช้เวลาอย่างมีจุดมุ่งหมายหมาย และเราควรเป็นคนควบคุมเวลาของเราด้วยตนเอง อย่าให้ใครมาควบคุม ทำให้การจัดการเวลาจนเป็นนิสัย อาจช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ในระยะยาว ควรลดความวอกแวก และหันกลับมา Focus เป้าหมาย เช่น ปฏิเสธการเข้าประชุมในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ หรือ วางแผนการใช้เวลาของคุณอย่างชัดเจน ว่าวันนี้จะต้องทำอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำ พยายามให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดไว้

        เมื่อวางแผนเวลาของเราแล้ว ให้คำนึงว่ากำหนดการของเรานั้น จะแตกต่างจากผู้อื่น จะช่วยคุณได้ เช่น คุณจะสามารถแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณล่วงหน้าได้ เมื่อคุณไม่ต้องการถูกรบกวนในช่วงเวลาใด หรือ มีแผนที่จะไปทำธุุระส่วนตัว การทราบแผนล่วงหน้า จะช่วยลดโอกาสเกิดความขัดแย้งกับผู้ร่วมงานได้

3. แบ่งเวลา (Plan time chunks)

        การแบ่งเวลา เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดลำดับความสำคัญ ของเป้าหมายระยะยาวที่ไม่เร่งด่วน ซึ่งต้องใช้ความใส่ใจและเวลาจำนวนมาก

• พักเป้าหมายใหญ่ไว้ก่อน เมื่อมีเหตุการณ์ที่เร่งด่วนมากกว่า มากระตุ้นให้คุณต้องทำก่อน
• แบ่งเวลา เพื่อเน้นทำงานที่มั่นใจได้ว่าส่งผลถึงความก้าวหน้า
• จำกัดเวลาในการทำงาน จะช่วยลดความเมื่อยล้าจากงานอีกด้วย

กำหนดการประชุมจากส่วนกลาง จะช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนจัดการเวลาของพนักงานได้

Reference

https://www.entrepreneur.com/article/434686

Read More

พนักงานมักทำอะไรระหว่างการประชุม ผู้นำยุคใหม่ต้องรู้ทัน

👉 การประชุมที่ยืดเยื้อ ทำให้เกิดความเบื่อหน่ายและขาดการมีส่วนร่วมในการประชุม เวลาที่ยาวนานจะเกินไป ส่งผลให้พนักงานไม่มีสมาธิที่จะจดจ่ออยู่กับเนื้อหาของการประชุม ซึ่งงานวิจัย การใช้เวลาสำหรับการประชุมในที่ทำงาน ปี 2022 จาก livecareer.com ได้เปิดเผยถึงกิจกรรมที่พนักงานทำระหว่างการประชุม โดยนำเสนอผ่านข้อมูลสถิติการทำงานดังนี้

Highlight : 75% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ยอมรับว่าไม่ได้ใส่ใจระหว่างการประชุม

👎 และนี่คือสิ่งที่พวกเขาทำแทน

39% อ่านข่าวบนอินเทอร์เน็ต

38% ท่องโซเชียลมีเดีย 

38% อ่านหนังสือ

35% ช็อปออนไลน์

32% สนทนาทางข้อความกับเพื่อน

31% เล่นเกมออนไลน์/มือถือ

28% ทำงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน

27% วาดรูป

👩 สำหรับผู้หญิง : บ่อยที่สุดคือ การช้อปปิ้งออนไลน์ เพื่อความบันเทิงระหว่างการประชุม 

👨 สำหรับผู้ชาย : มักเลือกที่จะอ่านข่าวมากที่สุด

👉 ข้อมูลนำเสนอนี้จะช่วยกระตุ้นให้ผู้จัดการ ผู้นำการประชุมทั้งหลายตระหนักถึงการให้ความสำคัญของการพัฒนาทักษะ Soft Skills ด้านการจัดการบริหารเวลา (Time Management) เพื่อจะไม่ละลายเวลาอันมีค่า เพื่อป้องกันการเกิดเหตุการดังกล่าวข้างต้น

💪 Upgrade Soft Skills : Time Management 

• ประชุมครั้งนี้ จำเป็นหรือไม่? ตอบ...
• เชิญเฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
• กำหนดหัวข้อประชุมให้ชัดเจน
• กำหนดเวลาการประชุม (ใช้เวลาแค่ไหนให้เวิร์ค)
• เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าประชุม
• ต้องมีผู้นำการประชุม

👉 Tips : หากเราถูกเชิญเข้าประชุม ให้ดูว่ามีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเรา หรือต้องการความคิดเห็นจากเราหรือไม่ ถ้าพิจารณาแล้ว ก็แนะนำว่าให้ปฏิเสธการเข้าประชุม จะไม่เสียเวลาไปเปล่าประโยชน์ เพราะไม่อย่างนั้นเราอาจเข้าไปนั่งโง่ๆ และหาอะไรทำระหว่างการประชุม

Reference

https://www.livecareer.com/resources/careers/planning/workplace-meetings-2022-statistics

https://www.officemate.co.th/blog/productive-meeting/

Read More

ใช้เวลาเท่าไหร่ในการประชุมในที่ทำงานให้เวิร์ค

ต้องประชุมไปถึงกี่โมง !!!

👉 เราคงเคยได้ยินกันบ่อยๆถึงเสียงบ่นของการเข้าประชุมที่สุดแสนจะยาวนาน แต่ได้ข้อสรุปไม่ถึง 20% ของทั้งหมด และการประชุมที่ยาวนานเกินไปนั้น เกิดข้อเท็จจริงที่ว่าสมาชิกที่เข้าร่วมประชุม ไม่มีสมาธิหรือหลุดไปจากเนื้อหาการประชุมแล้ว ซึงความผิดพลาดเหล่านี้ชี้ให้ถึงการที่ผู้นำการประชุมขาดทักษะ Soft Skills ด้านการบริหารจัดการ (Time Management) เวลานั่นเอง

Highlight : พนักงานโดยเฉลี่ยมีการประชุม 3 ครั้งต่อสัปดาห์ และพนักงานแต่ละคนใช้เวลา 4 ชั่วโมงในการเตรียมตัวประชุมในแต่ละครั้ง รวมเฉลี่ย 12-15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์   

👉 เปิดดูข้อมูลสถิติการใช้เวลาการประชุมในที่ทำงานปี 2022 จาก livecarrer.com ได้รายงานถึง ช่วงเวลาเท่าใดกว่าที่ผู้คนจะเริ่มไม่สนใจในเนื้อหาของการประชุม

1. น้อยกว่า 10 นาที จำนวน 9 %
2. หลังจาก 20-30 นาที จำนวน 43%
3. หลังจาก 30-40 นาที จำนวน 30%
4. หลังจาก 40-50 นาที จำนวน 14%
5. หลังจาก 1 ชม.ขึ้นไป จำนวน 4%

👉 ผู้ตอบแบบสอบถามเกือบครึ่งแสดงความเห็นว่า 20-30 นาที เป็นเวลาที่เพียงพอแล้วในการประชุม ที่จะสามารถมาสมาธิได้ และเมื่อถึง 50 นาทีขึ้นไป การประชุมจะเริ่มสูญเสียความสนใจจากผู้เข้าประชุมถึง 96% 

Highlight : การประชุมที่ไม่ก่อผลมีค่าใช้จ่ายประมาณ 37 พันล้านดอลลาร์ต่อปี และเสียเวลาทำงาน 24 พันล้านชั่วโมง

💪 Upgrade Soft Skills : Time Management

👉 ท่านผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือผู้นำการประชุมทั้งหลาย สามารถนำข้อมูลนี้ใช้เพื่อพัฒนาทักษะผู้นำ Soft Skills ด้านการบริหารจัดการเวลา ในการวางแผนกำหนดระยะเวลา และควบคุมการประชุม ไม่ให้ยืดเยื้อยาวนานจนเกินไป

Reference

https://www.livecareer.com/resources/careers/planning/workplace-meetings-2022-statistics

Read More